Teklif takibi neden önemlidir?
Gönderilen tekliflerin önemli bir kısmı takip edilmediği için sonuçsuz kalır. Teklif takibinde neyi, ne zaman ve nasıl izlemeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Kurumsal Hesap Ekibi 5 dk okuma
Teklif hazırlamak emek ister: ihtiyacı anlamak, kalemleri çıkarmak, fiyatı hesaplamak, dosyayı düzenlemek. Bu emeğin karşılığını alıp almayacağınız ise çoğu zaman teklif gönderildikten sonra ne yaptığınıza bağlıdır. Takip edilmeyen teklif, müşterinin gündeminde kolayca geri plana düşer.
Sessiz kalan teklif kaybedilmiş değildir
Müşterinin cevap vermemesi her zaman "hayır" anlamına gelmez. Karar verecek kişi izindedir, bütçe onayı bekleniyordur ya da teklif e-posta kutusunda kaybolmuştur. Kısa ve zamanında yapılan bir hatırlatma, teklifi yeniden masaya getirir. Takip etmemek ise kararı rakibinize bırakmak demektir.
Her teklif için neyi bilmelisiniz?
- Gönderim tarihi: Teklifin ne zamandır beklediğini gösterir.
- Geçerlilik tarihi: Fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğu; hem sizi hem müşteriyi korur.
- Tutar: Önceliklendirme için gereklidir.
- Durum: Taslak, gönderildi, onaylandı, reddedildi gibi net aşamalar.
- Sonraki temas: Bir sonraki aramanın ya da e-postanın tarihi.
Bir takip ritmi belirleyin
Her teklif için aynı ritmi kullanmak takibi alışkanlığa dönüştürür. Örneğin:
- Gönderimden 2–3 gün sonra teklifin ulaştığını ve sorusu olup olmadığını sorun.
- Bir hafta sonra kararın hangi aşamada olduğunu öğrenin.
- Geçerlilik süresi dolmadan önce son bir hatırlatma yapın.
Ritmi işinize göre uyarlayın; önemli olan her teklifin bir sonraki adımının belli olmasıdır.
Reddedilen tekliften öğrenin
Teklif reddedildiğinde nedenini sormak, bir sonraki teklifi güçlendirir. Fiyat mı, teslim süresi mi, kapsam mı? Ret nedenlerini kısa notlarla kaydederseniz birkaç ay sonra nerede kaybettiğinizi açıkça görürsünüz.
Onaydan sonra kopukluk olmasın
Teklif onaylandığında iş bitmez, asıl iş başlar. Onaylanan teklifin kalemleri, teslim tarihi ve özel şartları işi yapacak ekibe eksiksiz ulaşmalıdır. Teklif ile iş arasındaki bilgiyi yeniden yazmak hem zaman kaybı hem de hata kaynağıdır.
Birkaç basit ölçü
Ayda bir şu soruları sorun: Kaç teklif gönderdik? Kaçı onaylandı? Onaylanan teklifler ortalama kaç günde sonuçlandı? Hangi teklifler bir haftadır cevap bekliyor? Bu dört soru, satış sürecinizin nerede tıkandığını gösterir.