Excel ile müşteri takibi nasıl yapılır?

Çoğu işletme müşteri takibine Excel ile başlar. Bu kötü bir başlangıç değildir: Excel herkesin bildiği, esnek ve ücretsiz denebilecek bir araçtır. Sorun Excel'in kendisinde değil, tablonun nasıl kurulduğundadır. İyi kurulmuş bir müşteri listesi yıllarca işe yarar; gelişigüzel büyüyen bir tablo ise birkaç ay içinde kimsenin güvenmediği bir dosyaya dönüşür.

Bir satır, bir müşteri

En temel kural şudur: her müşteri tabloda yalnız bir satırda yer almalıdır. Aynı firmanın farklı yetkilileri için ikinci, üçüncü satır açmak, kısa sürede hangi satırın güncel olduğunu belirsiz hâle getirir. Yetkili kişileri aynı satırda ayrı sütunlarda ya da ayrı bir sayfada müşteri koduyla eşleyerek tutun.

Hangi sütunlar olmalı?

Sütun sayısını az ama anlamlı tutun. Çoğu işletme için şu başlıklar yeterlidir:

• Müşteri kodu: Her müşteriye verilen kısa ve değişmeyen bir kod (M-0001 gibi). Diğer sayfalarla eşleştirme bununla yapılır.
• Unvan: Firmanın resmî adı. Kısaltma ve takma adları ayrı bir sütunda tutabilirsiniz.
• Yetkili, telefon ve e-posta: Asıl iletişim kurduğunuz kişi.
• Şehir ve sektör: Listeyi süzmek ve gruplamak için.
• Müşteri durumu: Aday, aktif müşteri, pasif gibi sabit birkaç değer.
• Son görüşme tarihi ve sonraki adım: Takibin asıl kalbi bu iki sütundur.
• Notlar: Kısa ve tarihli notlar.

Serbest yazı yerine açılır liste

"İstanbul", "istanbul" ve "İST" aynı şehri anlatır ama süzgeç için üç ayrı değerdir. Durum, şehir ve sektör gibi sütunlarda Veri Doğrulama ile açılır liste kullanın. Tarih sütunlarını tarih biçiminde tutun; "geçen hafta" gibi ifadeler yazmayın.

Takibi görünür kılın

Koşullu biçimlendirmeyle son görüşmesi 60 günü geçen müşterileri renklendirin. Sonraki adım tarihi bugün ya da geçmiş olan satırları öne çıkarın. Böylece tabloyu her açtığınızda kimi aramanız gerektiğini hemen görürsünüz.

Görüşmeleri ayrı bir sayfada tutun

Notlar sütunu zamanla okunmaz hâle gelir. Görüşmeleri ayrı bir sayfada "tarih, müşteri kodu, kim görüştü, ne konuşuldu, sonraki adım" düzeninde tutarsanız bir müşteriyle ilgili geçmişi süzgeçle tek seferde görebilirsiniz.

Excel'in sınırları

Excel tek kişi için iyi çalışır. Şu işaretler, tablonun işinizi taşımakta zorlandığını gösterir:

• Dosyanın birden fazla kopyası dolaşıyor ve hangisinin güncel olduğu tartışılıyor.
• Teklifler, işler ve ödemeler ayrı dosyalarda; bir müşterinin tüm geçmişini görmek için üç dosya açmak gerekiyor.
• Hatırlatmalar tabloda değil, ayrıca takvimde ya da akılda tutuluyor.
• Ekipte kimin neyi görebileceğini ayırmak mümkün değil.

Bu noktada müşteri listesini; teklif, iş, sözleşme ve ödemelerle aynı yerde tutan bir sisteme geçmek zaman kazandırır. İyi haber şu ki yukarıdaki düzende kurduğunuz bir tablo, geçişte de işinizi kolaylaştırır: düzenli sütunlar bir sisteme kolayca aktarılır.