Stok takibinde sık yapılan hatalar
Küçük ve orta ölçekli işletmelerin stok takibinde en sık düştüğü hatalar ve bunlardan kaçınmak için basit öneriler.
Kurumsal Hesap Ekibi 5 dk okuma
Stok takibi kâğıt üzerinde basit görünür: giren girer, çıkan çıkar, kalan sayılır. Uygulamada ise küçük alışkanlıklar zamanla büyük farklara dönüşür. Aşağıdaki hatalar, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde sık karşılaşılanlardır.
1. Stoğu satıştan ayrı tutmak
Satış bir yerde, stok listesi başka bir yerde tutulduğunda stok hep bir adım geride kalır. Satıştan sonra stok listesini güncellemek "sonra yaparım" denilen işlerin başında gelir. Stok hareketinin satış, sipariş ya da iş kaydıyla aynı anda oluşması, farkların en büyük kaynağını ortadan kaldırır.
2. Tutarsız ürün kodları
Aynı ürün bir listede "Kamera 4MP", diğerinde "IP Kamera 4 MP" olarak geçiyorsa sayım sonuçlarını eşleştirmek zorlaşır. Her ürüne değişmeyen bir kod verin; varsa barkodu da kaydedin. Ürün adı değişebilir, kod değişmemelidir.
3. Sayımı yılda bir yapmak
Yıl sonu sayımında ortaya çıkan farkın nedenini bulmak neredeyse imkânsızdır. Sık hareket gören ürünleri ayda bir, diğerlerini üç ayda bir saymak hem işi böler hem de farkların nedenini bulmayı kolaylaştırır.
4. Minimum stok tanımlamamak
Biten ürünün fark edilmesi çoğu zaman müşteri sipariş verdiğinde olur. Her ürün için bir minimum stok seviyesi belirleyin; seviyenin altına düşen ürünleri düzenli olarak gözden geçirin. Bu seviye, tedarik sürenizi ve ortalama satışınızı karşılayacak kadar olmalıdır.
5. Açıklamasız düzeltme yapmak
Sayımda bulunan farkı açıklama yazmadan düzeltmek, aynı hatanın tekrar etmesine zemin hazırlar. Fire, hasar, iade, kayıp gibi nedenleri kısa bir notla kaydedin. Birkaç ay sonra farkların hangi nedenle oluştuğunu görürsünüz.
6. Teklif verirken stoğa bakmamak
Teklifte söz verilen teslim süresi, stokta olmayan bir ürün yüzünden tutmayabilir. Teklif hazırlarken ürünün stok durumunu kontrol etmek, müşteriye gerçekçi bir tarih vermenizi sağlar.
7. Her şeyi stokta takip etmeye çalışmak
Hizmetler, dijital ürünler ve çok düşük değerli sarf malzemeleri için stok takibi çoğu zaman gereksiz bir yüktür. Stok takibini gerçekten sayılması gereken ürünlerle sınırlayın. Daha az ama doğru takip edilen ürün, çok sayıda yanlış rakamdan daha değerlidir.
Kısacası
İyi stok takibi karmaşık bir sistemden çok, tutarlı alışkanlıklarla ilgilidir: hareketleri işle birlikte kaydetmek, kodları düzgün tutmak, düzenli saymak ve farkları açıklamak. Bu alışkanlıklar oturduğunda stok listesi tahmin değil, bilgi olur.