Sözleşme yenilemeleri nasıl takip edilir?

Bakım, destek, lisans ve abonelik gibi sürekli hizmetlerde gelirin önemli bir kısmı yenilemelerden gelir. Yeni müşteri bulmak zahmetlidir; mevcut müşterinin sözleşmesini yenilemek ise çoğu zaman yalnızca zamanında hatırlamaya bağlıdır. Yenilemeler kaçtığında kaybedilen sadece bir dönemin geliri değil, çoğu zaman müşterinin kendisidir.

Yenileme tarihini imza anında belirleyin

Bir sözleşme imzalandığında iki tarih hemen kayda geçmelidir: sözleşmenin bitiş tarihi ve yenileme hazırlığına başlanacak tarih. İkinci tarih genellikle unutulur; oysa yenilemeyi kolaylaştıran asıl tarih odur.

Bildirim sürelerine dikkat edin

Pek çok sözleşmede taraflardan biri yenilemek istemiyorsa bunu belirli bir süre önce bildirmek zorundadır. Bu süreyi kaçırmak, istemediğiniz bir yenilemeye ya da hazırlıksız bir fesih görüşmesine yol açabilir. Bildirim süresini sözleşme kaydının yanına not edin ve hatırlatmayı buna göre kurun.

90 – 60 – 30 gün takvimi

Yenilemeleri son haftaya bırakmamak için basit bir takvim işe yarar:

• 90 gün önce: Müşterinin hizmeti nasıl kullandığını ve memnuniyetini gözden geçirin.
• 60 gün önce: Kapsam ve fiyat değişikliklerini belirleyip yenileme teklifini hazırlayın.
• 30 gün önce: Teklifi gönderin, onayı takip edin.

Süreleri işinize göre kısaltıp uzatabilirsiniz; önemli olan hazırlığın bitiş tarihinden önce başlamasıdır.

Yenileme, yeniden değerlendirme fırsatıdır

Yenileme görüşmesi yalnızca aynı sözleşmeyi bir yıl daha uzatmak değildir. Müşterinin ihtiyacı değişmiş olabilir: yeni cihazlar eklenmiş, kullanıcı sayısı artmış, bazı hizmetler gereksiz hâle gelmiş olabilir. Bu değişiklikleri yenilemeden önce konuşmak, hem müşteriye doğru kapsamı sunmanızı hem de geliri korumanızı sağlar.

Otomatik yenilenenleri de izleyin

Otomatik yenilenen abonelikler "kendiliğinden hallolur" diye listeden çıkarılmamalıdır. Fiyat güncellemesi, ödeme yöntemi değişikliği ya da müşterinin iptal niyeti gibi durumlar ancak takip edilirse fark edilir.

Tek liste, tek bakış

Yenilemeler farklı dosyalara dağıldığında en yakın tarihi görmek zorlaşır. Sözleşmeler, lisanslar, abonelikler ve bakım anlaşmalarının bitiş tarihlerini tek bir listede toplayın ve bu listeyi her hafta gözden geçirin. Hangi yenileme için teklif verildiğini, hangisinin hâlâ beklediğini ayrı ayrı görmek, hiçbir yenilemenin arada kalmamasını sağlar.