Bakım sözleşmeleri nasıl yönetilir?

Bakım sözleşmeleri hem müşteri hem servis firması için güven ilişkisidir. Müşteri, cihazlarının düzenli kontrol edileceğinden emin olmak ister; servis firması ise öngörülebilir bir gelir elde eder. Bu ilişkinin sağlıklı yürümesi, sözleşmenin net yazılmasına ve sonrasında düzenli takip edilmesine bağlıdır.

Kapsamı açıkça yazın

Bakım sözleşmesindeki anlaşmazlıkların çoğu kapsamın belirsizliğinden doğar. Sözleşmede en az şu konular açık olmalıdır:

• Sözleşme kapsamındaki cihazların listesi
• Ziyaret sıklığı (ayda bir, üç ayda bir, altı ayda bir)
• Arızada müdahale süresi
• Parça ve sarf malzemelerinin dahil olup olmadığı
• Kapsam dışı işlerin nasıl ücretlendirileceği

Cihaz envanterini güncel tutun

Sözleşme imzalandıktan sonra müşteriye yeni cihazlar eklenir, bazıları değişir. Kapsamdaki cihazları seri numarası, marka, model ve bulunduğu yerle kayıt altında tutun. Envanter güncel değilse ziyarette neyin kontrol edileceği de belirsizleşir.

Bakım takvimini önceden çıkarın

Ziyaret sıklığı belli olduğunda yılın bakım takvimi de bellidir. Her cihaz için bir sonraki bakım tarihini kaydedin ve yaklaşan bakımları haftalık olarak planlayın. Böylece bakım, müşteri aradığında değil, zamanı geldiğinde yapılır.

Her ziyareti kaydedin

Ziyarette yapılan kontroller, değişen parçalar ve tespit edilen riskler cihazın geçmişine yazılmalıdır. Bu kayıtlar hem bir sonraki ziyarette işinizi kolaylaştırır hem de müşteriye sunduğunuz hizmetin somut kanıtıdır.

Müşteriyle paylaşın

Müşterinin hangi cihazın ne zaman bakıldığını ve bir sonraki bakımın ne zaman olacağını görebilmesi güveni artırır. Ziyaret sonrası kısa bir özet ya da müşterinin kendi bakabileceği bir ekran, "bu sözleşme ne işe yarıyor" sorusuna en iyi cevaptır.

Kârlılığı ölçün

Bazı bakım sözleşmeleri, harcanan zaman ve parça maliyeti düşünüldüğünde zarar ettirir. Her sözleşme için yapılan ziyaret sayısını, harcanan süreyi ve kullanılan malzemeyi düzenli olarak sözleşme bedeliyle karşılaştırın. Bu bilgi, yenileme döneminde fiyatı doğru belirlemenizi sağlar.

Yenilemeyi sözleşme bitmeden konuşun

Bakım sözleşmesinin bitişinden en az bir iki ay önce yenileme görüşmesine başlayın. Geçen dönemin bakım kayıtları, yenileme teklifinizin en güçlü dayanağıdır.